توی هر شرکت یا مجموعه بزرگی، منشیها نقش خیلی مهمی دارن؛ چون معمولا اولین کسی که با مراجعهکننده ارتباط برقرار میکنن. به همین دلیل، برای موفقیت توی این شغل فقط داشتن روابط عمومی خوب کافی نیست و به مجموعهای از مهارتهای ارتباطی، اداری و کامپیوتری نیاز داری.
فن بیان، تایپ سریع و دقیق، کار با نرمافزارهای اداری، مدیریت تماسها، برنامهریزی، بایگانی و حفظ محرمانگی اطلاعات همه بعضی از مهارتهاییه که یک منشی باید بدونه. اما سایر مهارت های لازم برای منشی گری چیه؟
۱۳ مهارت لازم برای منشی گری
یک منشی حرفهای برای انجام وظایف خودش به ترکیبی از مهارتهای ارتباطی، اداری و کامپیوتری نیاز داره. بعضی از این مهارتها مثل فن بیان و مدیریت زمان، مستقیم به نحوه تعامل با افراد مربوط میشن و بعضی دیگه مثل تایپ سریع، کار با Word و بایگانی اسناد، به انجام امور عادی کار مرتبطن.
1- فن بیان و مهارت ارتباط کلامی خوب با مراجعین
منشیها معمولا با افراد مختلفی مثل مشتریان، مراجعین، مدیران و همکاران در ارتباطن. پس کسی که میخواد این شغل رو انتخاب کنه، باید بتونه واضح، محترمانه و با لحن مناسب صحبت کنه.
گوش دادن فعال، پاسخگویی مودبانه و توانایی کنترل شرایط در برخورد با افراد ناراضی، بخشی از مهارت ارتباطی یک منشی حرفهایه. توی این شغل، قرار نیست همیشه همه مراجعین خوشاخلاق باشن و خیلی وقتها منشی باید یک مراجع ناراضی رو آروم کنه، به همین خاطر باید اخلاق حرفهای داشته باشه و بتونه توی شرایط اوضاع رو کنترل کنه.
2- مهارت نگارش و نوشتن مکاتبات اداری
بخشی از وظایف منشی، مربوط به نوشتن و تنظیم متنهای اداریه. نامههای اداری، ایمیلها، صورتجلسهها، پیامها و اطلاعیهها باید واضح، دقیق و بدون غلط نوشته شن.
به همین دلیل، آشنایی با اصول نامهنگاری و لحن رسمی به منشیها کمک میکنه تا مکاتبات مجموعه رو حرفهایتر انجام بدن و منظور شرکت رو بدون ابهام منتقل کنن.
3- تایپ با سرعت و دقت بالا
تایپ سریع و دقیق یکی از اصلیترین مهارت های لازم برای منشی گری هستش؛ چون بخش زیادی از کارهای روزانه با کامپیوتر انجام میشه. به همین دلیل آموزش تایپ ده انگشتی برای تایپ سریع و بدون اشتباه، اهمیت زیادی داره.
ثبت اطلاعات، نوشتن نامه، تهیه گزارش، وارد کردن دادهها و پاسخ به پیامها زمانی سادهتر میشه که منشی بتونه بدون نگاه مداوم به صفحهکلید تایپ کنه.
البته سرعت بهتنهایی کافی نیست. یک اشتباه تایپی توی یک نامه، تاریخ جلسه یا اطلاعات مشتری میتونه به یک دردسر بزرگ تبدیل بشه و منشی باید بتونه با سرعت بالا و بدون غلط تایپ کنه.
4- مهارتهای کامپیوتری و آشنایی با نرمافزارهای اداری
امروزه دیگه تقریبا هیچ منشی رو نمیشه پیدا کرد که بتونه بدون مهارتهای پایه کامپیوتری کارش رو بهخوبی انجام بده. کار با فایلها و پوشهها، جستوجوی اطلاعات، استفاده از اینترنت و مدیریت اسناد دیجیتال از مهارت های لازم برای منشی گری هستن.
5- آشنایی با نرم افزارهای آفیس (Word، Excel)
تسلط به نرمافزارهای آفیس، بهخصوص ورد (word) و اکسل (Excel)، برای منشیگری بسیار مهمه.
منشی یا دستیار برای نوشتن و تنظیم کردن نامههای اداری، گزارشها و اسناد مختلف باید به ورد مسلط باشه و از طرف دیگه اکسل هم برای ثبت و دستهبندی اطلاعات، تهیه جدول، مدیریت فهرستها و انجام محاسبات ساده ضروریه.
6- کار با تجهیزات اداری مانند پرینتر و اسکنر
منشیها هر روز با وسایل اداری مختلف مثل پرینتر و اسکنر گرفته تا دستگاه کپی و فکس سروکار دارن. بنابراین، این که بتونی کارهای معمول مثل چاپ اسناد، اسکن مدارک، کپی گرفتن رو انجام بدی و خطاهای ساده این تجهیزات رو برطرف کنی میتونه توی این شغل کمکت کنه.
7- مدیریت تماسها و پیامهای تلفنی
منشی باید بتونه تماسها رو بهدرستی مدیریت کنه، اطلاعات لازم را از تماسگیرنده بگیره و در صورت نیاز تماس رو به فرد مربوطه منتقل کنه. ثبت پیامهای تلفنی، تشخیص تماسهای مهم و رعایت لحن حرفهای هم برای این مهارت خیلی مهمه.
8- برنامهریزی و هماهنگی قرار ملاقاتها
هماهنگ کردن جلسات و قرارهای کاری یکی دیگه از وظایف منشیهاس. برای انجام درست این کار باید بتونی زمانبندی افراد مختلف رو بررسی کنی و یک برنامهی دقیقی بچینی. توی این کار باید این مهارت رو داشته باشی که با در نظر گرفتن اتفاقات ناگهانی و زمانهای تلف شده، ساعتهای ملاقات رو دقیق قرار بدی و حتما هم جوری باشن که با هم تداخل نداشته باشن. برای این کار خیلی از منشیها از تقویمهای دیجیتال یا نرمافزارهای مدیریت برنامه استفاده میکنن تا کارشون کمی راحتتر بشه.
9- سازماندهی و مدیریت زمان
یک منشی ممکنه در طول روز، کارهای خیلی متنوعی انجام بده؛ از پاسخ دادن به تلفن و هماهنگی جلسه گرفته تا تنظیم اسناد و پاسخ به درخواستهای مدیر. به همین دلیل، مدیریت زمان و اولویتبندی کارها از مهارت های لازم برای منشی گری محسوب میشه. منشی باید بتونه تشخیص بده کدوم کار فوریتره و زمان خودشو بر اساس اهمیت وظایف تنظیم کنه.
10- توانایی انجام چند کار بهطور همزمان
افرادی که شغل منشیگری رو انتخاب میکنن، باید بتونن چندتا کار رو همزمان انجام بدن. گاهی ممکنه تلفن زنگ بخوره، یک مراجعهکننده منتظر باشه و همزمان مدیر نیز درخواست انجام کاری را داشته باشه و تو باید بتونی همه کارها رو همزمان مدیریت کنی.
البته چندوظیفهای بودن به معنی انجام بیدقت چند کار با هم نیست. یک منشی حرفهای باید بتونه بین وظایف مختلف جابهجا بشه، بدون اینکه اطلاعات مهم را فراموش کنه یا کیفیت کارش کاهش پیدا کنه.
11- بایگانی و ثبت دقیق اطلاعات و اسناد
اسناد و اطلاعات هر شرکت یا دفتر باید به شکلی منظم ثبت و بایگانی بشن تا در زمان نیاز بشه خیلی سریع پیداشون کرد. نامگذاری درست فایلها، دستهبندی اسناد، ثبت اطلاعات و نگهداری منظم مدارک از جمله کارهاییه که منشی باید انجام بده. اشتباه در بایگانی میتونه باعث بشه پیدا کردن یک سند ساده، زمان زیادی ببره یا حتی یک دیتای خیلی مهم گم بشه و قابل بازیابی نباشه.
12- رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
منشیها ممکنه به اطلاعاتی درباره مشتریان، کارکنان، قراردادها، برنامههای مدیران یا اسناد داخلی شرکت دسترسی داشته باشن. بنابراین حفظ محرمانگی اطلاعات یکی از مهمترین ویژگیهای یک منشی قابل اعتماده. منشی حرفهای میدونه چه اطلاعاتی رو میتونه در اختیار دیگران قرار بده و چه اطلاعاتی باید محرمانه باقی بمونن.
13- ظاهر آراسته و پوشش حرفهای
توی اکثر شرکتها مراجعهکنندهها اول از همه با منشی روبهرو میشن. به همین خاطر، ظاهر آراسته و پوشش متناسب با محیط کار میتونه روی تصویر اولیهای که توی ذهن مشتری از مجموعه شکل میگیره، تاثیر بگذاره. البته حرفهای بودن فقط به لباس محدود نمیشه؛ رعایت نظم، وقتشناسی، برخورد محترمانه و رفتار مناسب هم بخشی از ظاهر حرفهای یک منشی حساب میشن.
جمع بندی
برای تبدیل شدن به یک منشی حرفهای، فقط داشتن مدرک یا سابقه کاری کافی نیست. مجموعهای از مهارتهای ارتباطی، کامپیوتری و اداری در کنار نظم و مسئولیتپذیری، عملکرد یک منشی را بهتر میکنه.
بین مهارتهایی که برای منشیگری نیاز داری، تایپ ده انگشتی یکی از مهمترین چیزایی که بهت کمک میکنه سریع، دقیق و البته بدون اشتباه تایپ کنی. بسیاری از کارهای روزمره منشی با نوشتن نامه، ثبت اطلاعات و کار با اسناد انجام میشه و اگه بتونی سریع تایپ کنی، خیلی از کارهای روزمرهات رو میتونی سریع انجام بدی و کمتر خسته بشی.